Årsmøte 19.02.2024

Medlemsmøte 25.3.15

Tilstede på møtet: Lisa, Jonny, Ellen, Maria, Tonje, Håkon, Mette, Hege og EvaB

Sak: Opprettelse av undergrupper til styret

Opprettelse av undergrupper var tatt opp som sak på klubbens årsmøte 16.2.15. Der ble det bestemt at styret skulle kalle inn til et medlemsmøte med opprettelse av undergrupper som sak. I forkant skulle medlemmene få melde sin interesse for å sitte i ulike undergrupper. I tillegg kunne medlemmene komme med innspill på hvilke grupper vi burde opprette.

Målsetting med gruppene er at flere medlemmer får lov å være aktive og at oppgavene kan velges etter interesse og kompetanse.

I malen som ble sendt ut i forkant av møtet ble det skissert 6 forskjellige komiteer og det ble stilt følgende spørsmål til medlemmene:

·         Har du lyst å sitte i en av komiteene?

·         Hvilke oppgaver mener du de ulike komiteene skal ha ansvar for?

·         Hvor mange medlemmer bør det være i komiteen?

·         Annet som er viktig?

I forkant av møtet var det kommet inn mailer fra 4 medlemmer. Alle ønsket å bidra i stevnekomiteen.

På medlemsmøtet gikk vi gjennom hvem som har meldt seg til de ulike komiteene, hvilke arbeidsoppgaver vi ser at komiteen bør ha ansvar for og hvem som sitter som kontaktperson i styret.

Anleggskomite

·         Kontaktperson styret: Eva

·         Medlemmer: Anita (meldte fra på årsmøtet) og Idunn (sendt mail før medlemsmøtet)

·         Oppgaver:

o   Drøfter, vurderer og fremmer saker til styret vedr anlegg

o   Søke midler til anlegg som ridebaner, andre utendørsanlegg, stall (tippemidler / andre potter)

o   Vurdere områder å etablere anlegg på – ønske om at vi selv forpakter grunnen?

o   Gjøre ferdig regnskapet på feltrittløypa

o   Søke utsettelse for bruk av midlene vi har fått av Sparebank1

Stevnekomite

·         Kontaktperson styret: Mette

·         Medlemmer: Kristin, Arnhild, Anne Lise og Brit Anita

·         Oppgaver:

o   Organisering av stevner fra A til Å

o   Spille inn til styret hvilke stevner klubben bør gjennomføre og tidspunkt for stevner – årlig frist til styret: 25.10. (styret har frist for å sende innspill til kretsen 1.11.)

o   Finne dommere og annet teknisk personell som stevnet krever og organisere transport og overnatting for dem

o   Bruke HorsePro til arrangementet dvs søke godkjenning fra kretsen, utforme invitasjon, ta imot påmeldinger, ta ut dommerprotokoller, føre stevneregnskap, levere resultatene, sende ut resultatlister, sørge for at det leveres stevnerapporter (alt dette gjøres i HorsePro)

o   Finne folk til jobber før, under og etter stevnet – fra stevneleder til rytterrepresentant

o   Ha kommunikasjon med kafekomiteen for å sikre at de vet om arrangementet, informere om antall påmeldte og for å søke å unngå at de samme medlemmene pålegges jobb fra begge komiteene(?)

Ungdomskomite

·         Kontaktperson styret: Håkon

·         Medlemmer: Maria, Lisa, Henriette og Kristin

·         Oppgaver:

o   Komme med forslag til og organisere aktiviteter for barn og unge – flettekurs, stellekurs, andre aktiviteter

o   Finne noen som kan tenke seg å utdanne seg til «Stallpotet»

PR-komite

·         Kontaktperson styret: Tonje

·         Medlemmer: Anne Lise? (tar masse fine bilder og er aktiv på reise J). Ellers må alle medlemmene i klubben oppfordres til å ta bilder og skrive noen få ord om hvor de er og hva de deltar på.

·         Oppgaver:

o   Legge ut bilder og info om aktiviteter klubbens medlemmer deltar på

o   Sende linker til «gla’-saker» til media

Kafekomite – her trenger vi noen som lager systemet

·         Kontaktperson styret: Håkon

·         Medlemmer: Målfrid og Ellen

·         Oppgaver:

o   Ha oversikt over hva som må forberedes i forbindelse med kurs, konkurranser og andre aktiviteter

o   Lage rutiner for avslutning av kafeen – hva gjøres med det som blir «til overs»; fryse ned, levere tilbake mm

o   Lage innkjøpslister

o   Fordele oppgavene med kiosk på de ulike arrangementene på medlemmene

Kurskomite

Det kom ikke inn noen navn på medlemmer som ønsker å sitte i denne komiteen. I stedet for å opprette en komite her gjør vi som følger; Når det kommer innspill fra medlemmer på aktiviteter de ønsker å gjennomføre velger styret ut en kontaktperson i styret som sammen med medlemmet / gruppa av medlemmer legger til rette for og gjennomfører oppgaven.

Bonakas 25.3.15.